Programação de Projetos
O cenário de Gestão de Projetos envolve diversos atores, tornando a adoção de uma solução corporativa essencial. Esta solução, portanto, cobre todas as etapas necessárias à gestão, desde o Planejamento de projetos/atividades e suas ações, passando pelos processos administrativos de natureza operacional e terminando com a prestação de contas para órgãos de controle do governo ou agentes financeiros internacionais.
É essencial para qualquer unidade executora de Projetos a utilização desta ferramenta de gestão dos vários projetos/atividades sob sua coordenação. Além disso, que as informações sejam mantidas em uma única base de dados, íntegra, que permita a obtenção das respostas desejadas sem que sejam necessárias consultas a diversos sistemas distintos com conseqüente tabulação. O produto contratado - GESPRO - aplica-se a este cenário.
A programação de projetos no GESPRO depende da utilização dos módulos Banco de Ideias, Pré-projetos e os Planos de Execução. Cada um deles contribui com algumas informações para que os Projetos possam ser cadastrados. As funcionalidades relacionadas à Programação foram discutidas junto à SEFA-PA.
O GESPRO foi parametrizado para comportar a estruturação de Programas e Fontes de Recursos de Governo e Externas, adequadas às estruturas orçamentárias adotada pelas respectivas fontes de recursos.
Planos de Execução
É a etapa mais delicada do processo. Durante o planejamento existe uma atmosfera de “lua de mel” entre a secretaria e o profissional que está conduzindo o processo. Os problemas e percalços naturais de um projeto começam a surgir quando chega o momento de colocar em prática o que foi planejado. É quando a realidade do casamento aparece.
Os itens abaixo não pretendem ser uma lista de todas as atividades que um líder de projeto deve assumir, pois isso varia muito da natureza e do porte do projeto. O objetivo aqui é identificar os Planos de Execução mais comuns que fazem parte do papel de um líder de projeto na Secretaria.
Plano de Ação e Plano de Custos
Este componente do Plano de Projeto é um documento que apresenta de forma estruturada todos os procedimentos e recursos que serão mobilizados para a execução daquilo que foi expresso no escopo do projeto. O Plano de Ação de um projeto especifica ações, atividades, tarefas e recursos, logicamente encadeados no tempo e no espaço, tendo em vista maximizar a eficiência na realização dos objetivos do projeto. Em nosso modelo, o Plano de Ação contém os seguintes elementos de estrutura.
ELEMENTOS DO PLANO DE AÇÃO
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Desdobramento das ações e tarefas (detalhamento de grandes ações em pacotes de trabalho);
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Estimativa de prazos (determinação de tempos e prazos para ações, atividades e tarefas);
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Estimativa de custos e recursos (determinação de custos e recursos físicos e humanos requeridos para a execução das diversas tarefas);
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Cronograma (linha de tempo do projeto, com detalhamento de início e fim das ações com atribuição de responsáveis, etc.)
Plano de Indicadores
A definição dos indicadores de desempenho deve fazer parte do plano do projeto. Desde o início deve ficar claro para o líder de projetos o objetivo final de cada parâmetro a controlar e sua evolução ou progresso, para evitar que o caos se apodere do projeto. O caos reduz a eficiência e a eficácia, levando a perda do foco do objetivo final do projeto, gerando esforço extra e despesas desnecessárias.
A falta de métricas formais, significativas, e de valor, não permitirão a tomada de decisões eficazes por parte do lider de projeto. Estas métricas formais deverão estar complementadas por um plano de comunicação adequado para transmitir a informação correta no momento certo e para a pessoa certa. Métricas isoladas sem um plano de comunicação carecem da força e de sentido no monitoramento e no controle de qualquer projeto.
Plano de Comunicação
é a arte e ciência de alcançar um público alvo usando canais de comunicação de marketing como publicidade, relações públicas, experiências ou correio direto, por exemplo. Ele preocupa-se com a decisão de quem é o alvo, quando com qual mensagem e como.
O plano de comunicação serve como um guia para a comunicação e para os esforços de patrocínio durante a duração do projeto. É um documento ativo e é atualizado periodicamente à medida que o público se altera. Ele explica como transmitir a mensagem correta, do transmissor ao público corretos, através do canal e tempo corretos. Ele endereça os seis elementos básicos das comunicações: transmissor, mensagem, comunicação, canal de comunicação, mecanismo de feedback, receptor/público e quadro de tempo.
Um plano de comunicação inclui:
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"Quem" - os públicos-alvo
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"O quê" - as mensagens-chave que estão tentando ser articuladas
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"Quando" - tempo, irá especificar o tempo apropriado de entrega para cada mensagem
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"Por quê" - os resultados desejados
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"Como" - o veículo de comunicação (como a mensagem será entregue)
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"Por quem" - o remetente (que determina quem entregará a informação e como ele ou ela é escolhido)
Plano de Aquisição
O gerenciamento das aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das organizações, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços.
As organizações precisam trabalhar no que elas fazem de melhor e deixar as demais áreas para empresas especializadas. Como afirmou sabiamente Tom Peters: "Do what you do best and outsource the rest."
Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
Seus principais envolvidos são:
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Vendedor = fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor.
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Comprador = cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço.
Plano de Riscos
Os Riscos de projeto são um conjunto de eventos que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de oportunidades que, caso se concretizem, influenciam o objetivo do projeto, negativamente ou positivamente.
A noção de risco é diversa, e muda consoante o enquadramento que deu origem à metodologia de gestão de risco em causa. O risco pode ser definido como sendo:
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Atenção dirigida à ocorrência de eventos futuros, cujo exato resultado é desconhecido, e com a forma de lidar com essa incerteza, a amplitude de possíveis resultados. Inclui o planeamento, identificação e análise de áreas de risco e o desenvolvimento de opções para lidar e controlar o risco.
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Evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objectivo do projeto, como tempo, custo, âmbito ou qualidade.
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Determinado evento ou conjunto de circunstâncias que, ao ocorrerem, terão efeito sobre a concretização dos objetivos do projeto.
O nível de risco deve ser indicado como “Elevado”, “Médio” ou “Baixo”, dependendo da gravidade do impacto e da probabilidade do evento ocorrer.
Plano de Capacitação
Trata-se do alinhamento das ações do projeto com as estratégias organizacionais (Mapeamento das competências em nível institucional em consonância com o objetivo do projeto), sendo:
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Análise das Ações: Mapeamento do conjunto de Conhecimentos, Habilidades e Atitudes, conhecimentos como "CHAs", necessários para que a equipe do projeto ou seus beneficiários, possam realizar adequadamente suas atividades.
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Análise Individual: Voltada para a identificação dos indivíduos que necessitam de determinados conjuntos de "CHAs", a fim de que possam aprimorar a execução de suas atividades no processo de execução do projeto.
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Devem ser consideradas outras variáveis que interferem diretamente no desempenho das atividades, que deverão ser analisadas e trabalhadas concomitantemente às ações do projeto, quais sejam: suporte necessário para a realização das atividades dos diversos ambientes organizacionais: ferramentas gerenciais; tecnologia da informação; equipamentos, normas; logística; saúde e segurança do servidor; clima organizacional; retorno acerca da eficiência e eficácia das ações, entre outros.
Veja algumas telas do módulo PROGRAMAÇÃO:

GESPRO
Programação de Projetos
(baseada nos Planos de Gerenciamento de Projetos do PMI)
