Programação de Projetos

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O cenário de Gestão de Projetos envolve diversos atores, tornando a adoção de uma solução corporativa essencial. Esta solução, portanto, cobre todas as etapas necessárias à gestão, desde o Planejamento de projetos/atividades e suas ações, passando pelos processos administrativos de natureza operacional e terminando com a prestação de contas para órgãos de controle do governo ou agentes financeiros internacionais. 

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É essencial para qualquer unidade executora de Projetos a utilização desta ferramenta de gestão dos vários projetos/atividades sob sua coordenação. Além disso, que as informações sejam mantidas em uma única base de dados, íntegra, que permita a obtenção das respostas desejadas sem que sejam necessárias consultas a diversos sistemas distintos com conseqüente tabulação. O produto contratado - GESPRO - aplica-se a este cenário.

 

A programação de projetos no GESPRO depende da utilização dos módulos Banco de Ideias, Pré-projetos e os Planos de Execução. Cada um deles contribui com algumas informações para que os Projetos possam ser cadastrados. As funcionalidades relacionadas à Programação foram discutidas junto à SEFA-PA. 

O GESPRO foi parametrizado para comportar a estruturação de Programas e Fontes de Recursos de Governo e Externas, adequadas às estruturas orçamentárias adotada pelas respectivas fontes de recursos. 

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Planos de Execução

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É a etapa mais delicada do processo. Durante o planejamento existe uma atmosfera de “lua de mel” entre a secretaria e o profissional que está conduzindo o processo. Os problemas e percalços naturais de um projeto começam a surgir quando chega o momento de colocar em prática o que foi planejado. É quando a realidade do casamento aparece. 

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Os itens abaixo não pretendem ser uma lista de todas as atividades que um líder de projeto deve assumir, pois isso varia muito da natureza e do porte do projeto. O objetivo aqui é identificar os Planos de Execução mais comuns que fazem parte do papel de um líder de projeto na Secretaria.     

Plano de Ação e Plano de Custos 

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Este componente do Plano de Projeto é um documento que apresenta de forma estruturada todos os procedimentos e recursos que serão mobilizados para a execução daquilo que foi expresso no escopo do projeto. O Plano de Ação de um projeto especifica ações, atividades, tarefas e recursos, logicamente encadeados no tempo e no espaço, tendo em vista maximizar a eficiência na realização dos objetivos do projeto. Em nosso modelo, o Plano de Ação contém os seguintes elementos de estrutura. 

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ELEMENTOS DO PLANO DE AÇÃO 

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•   Desdobramento das ações e tarefas (detalhamento de grandes ações em pacotes de trabalho); 

•   Estimativa de prazos (determinação de tempos e prazos para ações, atividades e tarefas); 

•   Estimativa de custos e recursos (determinação de custos e recursos físicos e humanos requeridos para a execução das diversas tarefas); 

•   Cronograma (linha de tempo do projeto, com detalhamento de início e fim das ações com atribuição de responsáveis, etc.)

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Plano de Indicadores 

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A definição dos indicadores de desempenho deve fazer parte do plano do projeto. Desde o início deve ficar claro para o líder de projetos o objetivo final de cada parâmetro a controlar e sua evolução ou progresso, para evitar que o caos se apodere do projeto. O caos reduz a eficiência e a eficácia, levando a perda do foco do objetivo final do projeto, gerando esforço extra e despesas desnecessárias. 

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A falta de métricas formais, significativas, e de valor, não permitirão a tomada de decisões eficazes por parte do lider de projeto. Estas métricas formais deverão estar complementadas por um plano de comunicação adequado para transmitir a informação correta no momento certo e para a pessoa certa. Métricas isoladas sem um plano de comunicação carecem da força e de sentido no monitoramento e no controle de qualquer projeto.

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Plano de Comunicação 

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é a arte e ciência de alcançar um público alvo usando canais de comunicação de marketing como publicidade, relações públicas, experiências ou correio direto, por exemplo. Ele preocupa-se com a decisão de quem é o alvo, quando com qual mensagem e como. 

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O plano de comunicação serve como um guia para a comunicação e para os esforços de patrocínio durante a duração do projeto. É um documento ativo e é atualizado periodicamente à medida que o público se altera. Ele explica como transmitir a mensagem correta, do transmissor ao público corretos, através do canal e tempo corretos. Ele endereça os seis elementos básicos das comunicações: transmissor, mensagem, comunicação, canal de comunicação, mecanismo de feedback, receptor/público e quadro de tempo. 

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Um plano de comunicação inclui: 

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•   "Quem" - os públicos-alvo 

•   "O quê" - as mensagens-chave que estão tentando ser articuladas 

•   "Quando" - tempo, irá especificar o tempo apropriado de entrega para cada mensagem 

•   "Por quê" - os resultados desejados 

•   "Como" - o veículo de comunicação (como a mensagem será entregue) 

•   "Por quem" - o remetente (que determina quem entregará a informação e como ele ou ela é escolhido)

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Plano de Aquisição 

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O gerenciamento das aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das organizações, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços. 

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As organizações precisam trabalhar no que elas fazem de melhor e deixar as demais áreas para empresas especializadas. Como afirmou sabiamente Tom Peters: "Do what you do best and outsource the rest." 

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Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. 

Seus principais envolvidos são: 

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• Vendedor = fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor. 

• Comprador = cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço.

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Plano de Riscos 

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Os Riscos de projeto são um conjunto de eventos que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de oportunidades que, caso se concretizem, influenciam o objetivo do projeto, negativamente ou positivamente.

 

A noção de risco é diversa, e muda consoante o enquadramento que deu origem à metodologia de gestão de risco em causa. O risco pode ser definido como sendo:

 

•   Atenção dirigida à ocorrência de eventos futuros, cujo exato resultado é desconhecido, e com a forma de lidar com essa incerteza, a amplitude de possíveis resultados. Inclui o planeamento, identificação e análise de áreas de risco e o desenvolvimento de opções para lidar e controlar o risco. 

•   Evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objectivo do projeto, como tempo, custo, âmbito ou qualidade. 

•   Determinado evento ou conjunto de circunstâncias que, ao ocorrerem, terão efeito sobre a concretização dos objetivos do projeto.

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O nível de risco deve ser indicado como “Elevado”, “Médio” ou “Baixo”, dependendo da gravidade do impacto e da probabilidade do evento ocorrer. 

        
Plano de Capacitação 

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Trata-se do alinhamento das ações do projeto com as estratégias organizacionais (Mapeamento das competências em nível institucional em consonância com o objetivo do projeto), sendo: 

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•   Análise das Ações: Mapeamento do conjunto de Conhecimentos, Habilidades e Atitudes, conhecimentos como "CHAs", necessários para que a equipe do projeto ou seus beneficiários, possam realizar adequadamente suas atividades. 

•   Análise Individual: Voltada para a identificação dos indivíduos que necessitam de determinados conjuntos de "CHAs", a fim de que possam aprimorar a execução de suas atividades no processo de execução do projeto. 

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Devem ser consideradas outras variáveis que interferem diretamente no desempenho das atividades, que deverão ser analisadas e trabalhadas concomitantemente às ações do projeto, quais sejam: suporte necessário para a realização das atividades dos diversos ambientes organizacionais: ferramentas gerenciais; tecnologia da informação; equipamentos, normas; logística; saúde e segurança do servidor; clima organizacional; retorno acerca da eficiência e eficácia das ações, entre outros.

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Veja algumas telas do módulo PROGRAMAÇÃO: