GESPRO
Gestão de Projetos
Concebido em módulos independentes, permite a perfeita adequação às necessidades de qualquer negócio baseado na idealização, planejamento, execução, monitoramento e avaliação final de projetos.
O produto tem características de "Government Resource Planning - GRP", consolidando e explorando conhecimento especializado em processos de governo, alicerçado no tripé tecnológico WEB/Workflow/BSC, voltado para os acompanhamento e monitoramento de projetos, com ênfase em Programas de Governo e Acordo de Cooperação Técnica, perfazendo todo o ciclo de gestão dos mesmos.
O GESPRO permite a gestão de várias fontes de investimento, inclusive fontes externas, com um orçamento específico e uma dinâmica própria de acompanhamento, visando amparar a posterior elaboração e execução de projetos. Assim, um projeto pode se beneficiar de vários programas de investimento ao mesmo tempo.
O Modelo Conceitual do GESPRO oferece uma visão com os principais módulos do aplicativo e da forma na qual eles se relacionam. Cada módulo herda as informações dos módulos anteriores e incorpora novos elementos. O GESPRO é um sistema modular e integrado.
A seleção e a aprovação dos projetos são apoiadas em fluxos de processos definidos (workflow automation) e mapeados no aplicativo, onde as equipes técnicas interagem com os líderes e coordenadores, sendo que todas as ações ficam registradas. A modificação dos fluxos é feita diretamente no aplicativo. O núcleo do GESPRO é um "motor de workflow", o que permite que cada implantação fique com as características do cliente.
A primeira etapa de utilização do GESPRO lida com os aspectos do PLANEJAMENTO. Os seguintes módulos são ativados nesta etapa:
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Programas de Investimento
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Banco de Ideias + Modelo de Negócio CANVAS
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Matriz de Problemas e Soluções + Notas Técnicas
Modalidade 1: Banco de Ideias ...
Um dos objetivos do GESPRO é a elaboração do planejamento estratégico sob a forma do detalhamento progressivo dos projetos (banco de ideias, CANVAS, planos de execução), como meio estruturar ideias para atingir os objetivos esperados.
A primeira modalidade de planejamento se inicia a partir de um Banco de Ideias, que é um espaço de colaboração onde qualquer um, desde que tenha acesso ao aplicativo, possa colaborar com as Ideias que ajudem a instituição a cumprir seus objetivos estratégicos. Neste sentido, o Banco de Ideias visa incentivar e estimular a criatividade e a imaginação de todos que desejam inovar.
As Ideias selecionadas e aprovadas passam, então, por um processo de detalhamento, por meio do Modelo de Negócio CANVAS: uma ferramenta de planejamento estratégico que permite desenvolver e esboçar modelos de negócio novos ou existentes.
Estrutura funcional da Modalidade 1
Enfim, o diagrama Estrutura Funcional de Projetos no GESPRO apresenta o fluxo de concepção de um projeto, desde a idealização (Banco de Ideias), detalhamento (CANVAS), aprovação e programação no GESPRO, segundo a Modalidade 1.
Modalidade 2: Matriz de Problemas e Soluções
A segunda modalidade de planejamento é proveniente da metodologia aplicada pelo BID para o PROFISCO II, onde o diagnóstico é oriundo do MD-GFIS, e se baseia em uma Matriz de Problemas e Soluções, com posterior detalhamento por meio das Notas Técnicas.
As Notas Técnicas detalham cada produto, identificando os antecedentes, síntese do problema, principais causas, evidências, aspectos inovadores, impactos potenciais para o aumento da arrecadação, impactos potenciais para a redução ou aumento da eficiência dos gastos, impactos para a melhoria dos serviços, indicadores e outras.
Além disso, nas notas técnicas detalham-se os custos de cada componente e produto do programa de investimento.
Ao término do preenchimento das Notas Técnicas, o GESPRO disponibiliza o PAI - Plano de Ação e Investimento. Além disso, este módulo está integrado ao Plano de Aquisições.
Uma vez consolidada a etapa de planejamento de projetos, alinhada ao Mapa Estratégico da Organização, abre-se a fase de programação. O Módulo de Programação de Projetos é baseado nos conceitos de Planos de Gerenciamento de Projetos preconizados pelo PMI (Project Management Institute), com foco em entregas. O GESPRO dispõe dos planos de ações, de custos, de riscos, de aquisições, de comunicação, de capacitação e de indicadores.
A segunda etapa de utilização do GESPRO lida com os aspectos da EXECUÇÃO. Os seguintes módulos são ativados nesta etapa:
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Formulário de Pedidos
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Execução de Processos
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Execução Orçamentária e Financeira
A partir da programação dos projetos, todas as ações deverão, necessariamente, ser iniciadas a partir de um formulário de pedido, e estes estarão vinculados a algum dos Planos aprovados. Desta forma, o planejamento e a programação passam a ser imperativos para viabilizar a execução de qualquer ação que demande recursos financeiros.
Execução de Processos
O GESPRO possui módulos específicos para monitoramento da execução dos projetos, entre os quais, Acompanhamento de Licitações, Acompanhamento de Viagens e Gestão de Contratos.
O módulo para acompanhamento e execução de licitações é configurável conforme as necessidades do cliente. Possui cadastros de fornecedores, de tipos de bens e serviços e de modelos pré-definidos (especificações técnicas e termos de referência padronizados).
Permite a emissão de cartas-convite, planilhas de apuração, autorizações de fornecimento, contratos simplificados e carta de agradecimento.
Permite ainda anexar documentos eletrônicos, inclusive editais e propostas. Por fim, possui agenda integrada, que informa diariamente as pendências existentes relativas a todos os processos em execução.
Execução Orçamentária e Financeira
A sistematização e a integração da Gestão de Projetos com os processos orçamentários e financeiros torna-os interdependentes, viabilizando o alinhamento de todas as ações ao planejamento estratégico da Organização.
O GESPRO permite interfaceamento com o sistema financeiro da sua Organização (SIAFEM, por exemplo) para obtenção de extratos financeiros e conciliação.
Além disso, o GESPRO possui todos os mecanismos necessários para a gestão orçamentária e financeira nas moedas dos agentes financiadores.
O GESPRO gera todos os relatórios exigidos pelo BID, para pedido de desembolso e para prestação de contas, e relatório de progresso. O sistema encontra-se preparado para atender a todas as demandas de relatórios do PROFISCO II.
O monitoramento visa acompanhar o comportamento do processo de execução quanto à solicitação e liberação de desembolsos, realização das atividades programadas e execução física e financeira dos Produtos.
A avaliação tem por objetivo informar sobre o alcance das metas de resultados anuais, medidos através dos respectivos indicadores. Informa também sobre o comportamento dos riscos, descritos na Matriz de Riscos do Projeto.
O módulo de Relatório de Progresso possui as modalidades de Relatório de Progresso de Projeto, Relatório de Progresso do Programa de Investimento e do Planejamento Estratégico.